Bewerbung / Wiederbewerbung: Der Betreiber beantragt / erneuert die Zertifizierung, indem er das ausgefüllte Bewerbungsformular zu info@srs-certification.com.
Antragsprüfung, Genehmigung, Angebot & Vertrag: Die zuständigen SRS-Mitarbeiter prüfen den Antrag und können weitere Informationen anfordern, um den Antrag zu genehmigen und ein Angebot zu erstellen. Zusammen mit der Genehmigung erhält der Betreiber den Zertifizierungsvertrag, den er unterschreiben und bei SRS einreichen muss.
Einreichung der ökologischen Projektbeschreibung (OPD) / jährliche OPD-Aktualisierung: Nachdem SRS den unterzeichneten Vertrag erhalten hat, wird dem Betreiber ein OPD-Formular zugesandt, das er ausfüllt und zusammen mit den erforderlichen Informationen und der Zahlung der Zertifizierungsgebühr zurückschickt. Betreiber, die eine Neuzertifizierung beantragen, reichen die aktuelle, d.h. aktualisierte Betriebsbeschreibung ein.
OPD Review & Feedback: Die SRS-Mitarbeiter prüfen das OPD und erstellen eine Risikobewertung, die sie dem Betreiber vor der geplanten Inspektion mitteilen. Ein SRS-Inspektor erhält einen detaillierten Auftrag für die Inspektion. Der Termin für die Inspektion wird nach Rücksprache mit dem Betreiber (bei angekündigten Inspektionen) oder intern ohne Benachrichtigung des Betreibers (im Falle unangekündigter Inspektionen) festgelegt.
Antwort an SRS & Inspektion vorbereiten: Der Betreiber reicht bei SRS zusätzliche Informationen oder Dokumente entsprechend der Rückmeldung ein und bereitet sich auf die Inspektion vor.
Jährliche Inspektion: Die allererste Inspektion wird immer angekündigt. Der SRS-Inspektor führt die Inspektion vor Ort durch, wobei er alle Bereiche des Biobetriebs eingehend prüft und dem Betreiber vor seiner Abreise alle Ergebnisse mitteilt. Während der Inspektion können Proben genommen werden. Kurz nach der Inspektion füllt der SRS-Inspektor den Inspektionsbericht aus und reicht ihn zur Überprüfung und Zertifizierung bei SRS ein.
Überprüfung des Inspektionsberichts: Der Inspektionsbericht und (falls zutreffend) die Ergebnisse der Probenanalysen werden vom SRS-Bewertungsbeauftragten ausgewertet. Diese werden dem Betrieb zusammen mit dem Auswertungsergebnis zugesandt. Sollten in den entnommenen Proben Rückstände verbotener Substanzen oder Kontaminanten gefunden werden, wird ein Untersuchungsverfahren eingeleitet, über das der Betreiber informiert wird.
Wenn bei der Inspektion keine Verstöße (NCs) festgestellt werden, erhält der Betrieb ein Benachrichtigungsschreiben mit der Zertifizierungsentscheidung und das Zertifikat wird ausgestellt.
Wenn NCs entdeckt werden, wird der Betreiber aufgefordert, die Korrekturmaßnahmen bei SRS einzureichen. Wenn der Kunde erfolgreich nachweisen konnte, dass die NCs korrigiert wurden und ein Plan für die Korrekturen plausibel ist, wird die endgültige Zertifizierungsentscheidung an den Betreiber gesendet und das Zertifikat wird ausgestellt. Falls die festgestellten NCs vom Betreiber nicht innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens korrigiert wurden oder die NCs nicht korrigierbar sind, wird SRS die entsprechenden Sanktionen verhängen: Verweigerung, Aussetzung, Entzug.
Der Betreiber hat die Möglichkeit, seinen Antrag auf Zertifizierung jederzeit unter bestimmten Bedingungen zurückzuziehen.
Überwachen: Nach der ersten Bio-Zertifizierung werden zum Zweck der Überwachung regelmäßige und zusätzliche angekündigte oder unangekündigte Inspektionen durchgeführt und es können Proben entnommen werden.