Aplikasi / Aplikasi ulang: Operator mengajukan / mengajukan kembali permohonan sertifikasi dengan menyerahkan Formulir Aplikasi untuk info@srs-certification.com.
Peninjauan Aplikasi, Persetujuan, Penawaran & Kontrak: Staf SRS yang bertanggung jawab akan meninjau aplikasi dan dapat meminta informasi lebih lanjut untuk menyetujui aplikasi dan mengeluarkan penawaran. Bersama dengan persetujuan tersebut, operator akan menerima kontrak sertifikasi untuk ditandatangani dan diserahkan kepada SRS.
Penyerahan Deskripsi Proyek Organik (OPD) / pembaruan OPD tahunan: Setelah SRS menerima kontrak yang telah ditandatangani, formulir OPD akan dikirimkan kepada operator yang akan mengisi dan mengembalikannya bersama dengan informasi yang diminta dan pembayaran biaya sertifikasi. Operator yang meminta sertifikasi ulang harus menyerahkan deskripsi operasi yang terbaru, yaitu yang telah diperbarui.
Tinjauan & Umpan Balik OPD: Staf SRS akan meninjau OPD dan menyiapkan penilaian risiko, serta memberikan umpan balik kepada operator sebelum inspeksi direncanakan. Inspektur SRS akan menerima penugasan terperinci untuk inspeksi. Tanggal inspeksi akan ditetapkan setelah komunikasi dengan operator (untuk inspeksi yang diumumkan) atau secara internal tanpa pemberitahuan dari operator (untuk inspeksi mendadak).
Membalas SRS & Mempersiapkan Inspeksi: Operator menyerahkan informasi atau dokumen tambahan kepada SRS sesuai dengan umpan balik dan mempersiapkan diri untuk inspeksi.
Pemeriksaan Tahunan: Inspeksi pertama akan selalu diumumkan. Inspektur SRS akan melakukan inspeksi di tempat, yang mencakup semua area operasi organik secara mendalam dan mengkomunikasikan semua temuan kepada operator sebelum pergi. Selama inspeksi, sampel dapat diambil. Sesaat setelah inspeksi, inspektur SRS akan menyelesaikan laporan inspeksi, dan menyerahkannya untuk ditinjau dan disertifikasi ke SRS.
Peninjauan Laporan Inspeksi: Laporan inspeksi dan (jika ada) hasil analisis sampel akan dievaluasi oleh Petugas Evaluasi SRS. Laporan tersebut akan dikirimkan ke operasi bersama dengan hasil evaluasi. Jika residu zat terlarang atau kontaminan ditemukan dalam sampel yang diambil, proses investigasi akan dimulai dengan menginformasikan kepada operator.
Jika selama inspeksi tidak ada ketidakpatuhan (NC) yang ditemukan, operasi akan menerima surat pemberitahuan dengan keputusan sertifikasi dan sertifikat akan diterbitkan.
Jika NC terdeteksi, operator akan diminta untuk menyerahkan langkah-langkah perbaikan kepada SRS. Jika klien berhasil menunjukkan bahwa NC telah diperbaiki dan rencana perbaikannya masuk akal, keputusan sertifikasi akhir akan dikirim ke operator dan sertifikat akan diterbitkan. Jika NC yang terdeteksi tidak diperbaiki oleh operator dalam jangka waktu yang telah disepakati atau NC tidak dapat diperbaiki, SRS akan menerapkan sanksi yang sesuai: Penolakan, Penangguhan, Pencabutan.
Operator memiliki opsi untuk menarik permintaan sertifikasinya kapan saja dalam kondisi tertentu.
Pengawasan: Setelah sertifikasi organik awal, untuk tujuan pengawasan, inspeksi reguler & tambahan, diumumkan atau tidak diumumkan akan dilakukan dan sampel dapat diambil.