Nộp đơn/Tái nộp đơn: Nhà điều hành nộp đơn/đăng ký lại để xin chứng nhận bằng cách nộp hồ sơ đã điền đầy đủ Mẫu đăng ký ĐẾN info@srs-certification.com.
Xem xét, phê duyệt, đề nghị và hợp đồng ứng dụng: Nhân viên SRS chịu trách nhiệm xem xét đơn đăng ký và có thể yêu cầu thêm thông tin để phê duyệt đơn đăng ký và đưa ra đề nghị. Cùng với việc phê duyệt, nhà điều hành sẽ nhận được hợp đồng chứng nhận để ký và nộp cho SRS.
Nộp Bản mô tả dự án hữu cơ (OPD) / cập nhật OPD hàng năm: Sau khi SRS nhận được hợp đồng đã ký, một mẫu OPD sẽ được gửi đến nhà điều hành, họ sẽ điền và gửi lại cùng với thông tin được yêu cầu và thanh toán phí chứng nhận. Các nhà khai thác yêu cầu chứng nhận lại nộp bản hiện tại, tức là mô tả hoạt động được cập nhật.
Đánh giá và phản hồi của OPD: Nhân viên SRS sẽ xem xét OPD và chuẩn bị đánh giá rủi ro, đưa ra phản hồi về nó cho nhà điều hành trước khi lên kế hoạch kiểm tra. Thanh tra SRS sẽ nhận được nhiệm vụ chi tiết cho việc thanh tra. Ngày kiểm tra sẽ được ấn định sau khi liên lạc với nhà điều hành (đối với các cuộc kiểm tra đã thông báo) hoặc nội bộ mà không cần thông báo cho nhà điều hành (trong trường hợp kiểm tra không báo trước).
Trả lời SRS & Chuẩn bị kiểm tra: Nhà điều hành gửi cho SRS thông tin hoặc tài liệu bổ sung theo phản hồi và chuẩn bị cho việc kiểm tra.
Thanh tra hàng năm: Lần kiểm tra đầu tiên sẽ luôn được công bố. Thanh tra SRS sẽ tiến hành kiểm tra tại chỗ, bao quát sâu tất cả các lĩnh vực của hoạt động hữu cơ và thông báo tất cả các phát hiện cho người điều hành trước khi rời đi. Trong quá trình kiểm tra, có thể lấy mẫu. Ngay sau khi kiểm tra, thanh tra viên SRS sẽ hoàn thành báo cáo kiểm tra và gửi báo cáo để xem xét và chứng nhận cho SRS.
Đánh giá báo cáo kiểm tra: Báo cáo kiểm tra và (nếu có) kết quả phân tích mẫu sẽ được Cán bộ đánh giá SRS đánh giá. Chúng được gửi đến hoạt động cùng với kết quả đánh giá. Nếu phát hiện dư lượng chất bị cấm hoặc chất gây ô nhiễm trong các mẫu đã lấy, quy trình điều tra sẽ được bắt đầu bằng cách thông báo cho người vận hành.
Nếu trong quá trình kiểm tra không phát hiện thấy sự không tuân thủ (NC), hoạt động sẽ nhận được thư thông báo kèm theo quyết định chứng nhận và giấy chứng nhận sẽ được cấp.
Trong trường hợp phát hiện NC , nhà điều hành sẽ được yêu cầu gửi các biện pháp khắc phục cho SRS. Nếu khách hàng thành công trong việc chứng minh rằng NC đã được sửa chữa và kế hoạch sửa chữa là hợp lý thì quyết định chứng nhận cuối cùng sẽ được gửi đến nhà điều hành và chứng chỉ sẽ được cấp. Trong trường hợp các NC được phát hiện không được nhà điều hành sửa chữa theo thời gian đã thỏa thuận hoặc các NC không thể sửa được, SRS sẽ thực hiện các biện pháp xử lý thích đáng: Từ chối, Đình chỉ, Thu hồi.
Nhà điều hành có quyền rút lại yêu cầu chứng nhận của mình bất cứ lúc nào trong các điều kiện cụ thể.
Giám sát: Sau khi được chứng nhận hữu cơ lần đầu, nhằm mục đích giám sát, các cuộc kiểm tra thường xuyên và bổ sung, có thông báo hoặc không báo trước, sẽ được tiến hành và có thể lấy mẫu.